Helaas worden niet alle betalingen netjes op tijd gedaan door leden. De betalingen worden gestorneerd en vervolgens moet je achter jouw geld aan.
Maak het jezelf gemakkelijk en laat Grib automatisch herinneringen en aanmaningen sturen naar openstaande betalingen.
Hierdoor zit je kort op je openstaande betalingen en is de kans groter dat je krijgt betaald.
In GetGrib kun je opvolg flows aanmaken. In een flow geef je aan welke stappen verstuurd kunnen worden als een factuur niet wordt betaald. Maak bijvoorbeeld 2 herinneringen en een aanmaning aan. Per stap kun je de e-mail tekst aanpassen en aangeven of een push-bericht gestuurd moet worden naar het lid
Aanmaken opvolg flow
Het aanmaken van een opvolg-flow doe je onder Beheer > Opvolg Flows.
Geef een naam voor de opvolg flow. Dit is vooral handig als je meerdere opvolg-flows aanmaakt.
Vervolgens bouw je de flow op. Maak stappen aan door op het plusje te klikken en geef per stap aan wat er moet gebeuren.
Factuur
De eerste stap die je aanmaakt is de 1e herinnering van de factuur. Deze wordt verstuurd nadat de betaaltermijn van een factuur is verlopen.
Als eerste geef je de factuurteksten aan en hoeveel dagen na de vorige stap, deze stap verstuurd moet worden.
Stel in of de factuur automatisch moet worden verstuurd. De factuurstap wordt verstuurd naar het lid en als die is ingesteld, ook naar de ouder/voogd.
Let op dat je ook "ja" selecteert bij het tabje E-mail en/of Push om daadwerkelijk de stap automatisch te sturen. Anders kan Grib geen herinnering mailen of als push-bericht sturen
Vervolgens geef je aan wat de titel van de factuur is (bijv. “Herinnering” of “Aanmaning”) en wat de betalingsvoorwaarde is.
E-mail
In het 2e tabblad geef je de e-mail-teksten aan en bepaal je of een kopie van de e-mail moet worden verstuurd naar een e-mail adres.
Handig als je bijvoorbeeld per mail wilt weten wanneer er een aanmaning uitgaat.
Zo ontvangt het lid bijvoorbeeld de herinnering als je iDEAL hebt ingesteld bij je ingestelde betaalmethoden.
Push
Als je de Club App van GetGrib hebt, dan kun je in de laatste stap
aangeven of een push bericht naar het lid moet worden verstuurd als
de stap wordt verstuurd.
Brief
Ook is het mogelijk om een factuur op de printlijst te zetten.
De brief wordt klaargezet onder Financieel > Printlijst.
Opvolg flow selecteren
Als je 1 opvolg-flow hebt ingesteld, dan worden alle facturen die vanaf dan worden aangemaakt gekoppeld aan deze flow. Op het moment van factureren worden de e-mail en push teksten bij de factuur opgeslagen en kun je bij het handmatig versturen een flow-stap selecteren.
Heb je meerdere opvolg-flows aangemaakt? Dan kun je per abonnementstype aangeven welke flow eraan gekoppeld moet worden. Dit kan ook voor losse facturen die je in de detailpagina van het lid aanmaakt.
Abonnement:
Losse factuur:
Incassobureau
Grib biedt de mogelijkheid aan om een extra stap toe te voegen aan de opvolg flow. Na een herinnering, 2e herinnering, aanmaning en een telefoontje, volgt de stap naar een incassobureau.
Grib heeft een koppeling met Van Hoek & Partners. Je kunt in de link hieronder meer informatie vinden over de koppeling.
Ook interessant is
Automatische berichten instellen Spam Betalingen verwerken (SEPA) Storneringen verwerken (SEPA)