Nicht alle Mitglieder zahlen ihre Rechnungen pünktlich. Das ist ärgerlich, aber zum Glück musst du nicht jedes Mal selbst hinterherlaufen. Mit GetGrib kannst du automatisch Erinnerungen und Mahnungen versenden lassen. So erhöhst du die Chance, dein Geld schnell zu erhalten.

Was ist ein Mahnprozess?

Ein Mahnprozess ist eine Abfolge von Schritten, die automatisch ausgeführt werden, wenn eine Rechnung nicht pünktlich bezahlt wurde. Zum Beispiel:

Eine erste Erinnerung → eine zweite Erinnerung → eine Mahnung

Pro Schritt kannst du selbst festlegen:

• Was in der E-Mail steht

• Ob eine Push-Benachrichtigung an das Mitglied gesendet wird

• Ob die Rechnung auch per Post gedruckt werden soll

Hinweis: Wenn du eine Rechnung bereits an das Inkassobüro Van Hoek & Partners weitergeleitet hast, kann diese nicht mehr über einen Mahnprozess weiterverfolgt werden.

Mahnprozess erstellen

1. Gehe im Menü zu Verwaltung > Mahnprozesse

2. Klicke auf Hinzufügen

3. Gib dem Prozess einen eindeutigen Namen (zum Beispiel: „Standard-Erinnerungen")

Jetzt baust du den Prozess auf:

1. Klicke auf das Plus-Symbol, um einen Schritt hinzuzufügen

2. Wähle, was bei diesem Schritt passieren soll:

   • Eine Erinnerung senden?

   • Eine Mahnung?

3. Lege fest, wann der Schritt versendet werden soll (zum Beispiel 5 Tage nach dem vorherigen Schritt)

Rechnung

• Gib an, wie viele Tage nach dem vorherigen Schritt dieser Schritt versendet wird

• Aktiviere, ob die Rechnung automatisch versendet werden soll

• Wähle, ob das Mitglied (und ggf. der Elternteil/Erziehungsberechtigte) die Rechnung per E-Mail und/oder als Push-Benachrichtigung erhält. Hinweis: Wenn du das nicht aktivierst, kann Grib keine automatische Erinnerungs-E-Mail oder Push-Benachrichtigung senden.

• Gib der Rechnung einen Titel, zum Beispiel „Erinnerung"

• Trage die Zahlungsfrist ein (zum Beispiel: Zahlung innerhalb von 7 Tagen)

E-Mail

• Trage den Text der E-Mail ein, die das Mitglied erhält

• Du kannst auch eine Kopie der E-Mail an eine andere E-Mail-Adresse senden lassen (zum Beispiel an dich selbst)

Push

• Hast du die Grib Members App oder deine eigene Club-App? Dann kannst du auch eine Push-Benachrichtigung senden

• Aktiviere dies, wenn das Mitglied auch über die App eine Benachrichtigung erhalten soll

Brief

Du kannst die Rechnung auch zum Drucken vorbereiten → Sie erscheint dann unter Finanzen > Druckliste

Mahnprozess auswählen

• Hast du nur einen Prozess erstellt? Dann werden alle neuen Rechnungen automatisch mit diesem Prozess verknüpft

• Hast du mehrere Prozesse? Dann kannst du pro Mitgliedschaftstyp angeben, welcher Prozess dazugehört
  → Gehe zu Verwaltung > Mitgliedschaftstyp

Du kannst auch pro einzelner Rechnung einen Prozess auswählen. Das machst du im Profil des Mitglieds bei den Rechnungsdetails.

Inkassobüro

Wenn das Mitglied nach mehreren Erinnerungen immer noch nicht zahlt, kannst du einen Schritt hinzufügen, bei dem die Rechnung automatisch an das Inkassobüro weitergeleitet wird.

GetGrib arbeitet zusammen mit Van Hoek & Partners.

Mehr über diese Verbindung erfahren? Lies den Artikel Anbindung Van Hoek & Partners

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