Laat jouw leden eenvoudig inschrijven met de inschrijfformulieren van Grib. Elke inschrijving is compleet, zodat je niet meer achter gegevens hoeft aan te gaan. Bepaal welke gegevens leden moeten invoeren, vraag een machtiging voor de automatische incasso en jouw inschrijving is helemaal compleet.


In Grib kun je eenvoudig 1 of meerdere inschrijfformulieren aanmaken zoals jij dat wilt. Maak er 1 voor bijvoorbeeld proeflessers waarbij alleen een naam, telefoon en e-mail adres voldoende is en 1 voor abonnementen, waarbij een handtekening geplaatst moet worden voor automatische incasso.


INHOUDSOPGAVE




Aanmaken formulier

Het aanmaken van een inschrijfformulier doe je onder Beheer > Inschrijfformulieren.


  • Onder naam voer je een unieke naam in zodat jij weet waar het inschrijfformulier voor dient.
  • Bij het kopje "Wat moeten leden kunnen aanschaffen?", kun jij bepalen of leden een abonnement en/of strippenkaart moeten selecteren bij het registreren. Als je deze optie hebt aangeklikt kun je bepalen welke abonnementen en strippenkaarten gekozen kunnen worden.
  • Per abonnement kun je extra acties instellen. Zo kun je instellen dat ze een machtiging moeten geven voor automatische incasso. Er wordt dan gevraagd naar hun IBAN nummer en tenaamstelling. Je kunt ook instellen dat de eerste termijn met iDEAL moet worden betaald. Pas na de IDEAL betaling is de inschrijving compleet. Tot slot kun je instellen dat leden zich moeten inschrijven op 1 of meerdere lessen (bijvoorbeeld de dansles op woensdagavond). Er wordt gecontroleerd of er nog plek is in de les, zo niet, dan kunnen leden niet inschrijven.

        Je stelt deze functies in onder Beheer > Abonnementstypen > Registratie instellingen (bij elk abonnementstype).


  • Bij het kopje "Gaat dit om proefleden of ‘vaste’ leden?", kun jij aangeven of de leden een keuze kunnen maken uit proef-abonnementen of vaste abonnementen. Als je kiest voor proefleden dan kunnen ze (als dat in de vorige stap is aangevinkt) kiezen uit proefabonnementen.




Dubbele registratie 

De kans bestaat dat leden na een proefles zich opnieuw inschrijven voor een vast abonnement.

Hierdoor krijg je in je administratie 1 lid met twee accounts.

Er zijn in Grib een aantal mogelijkheden om dit te voorkomen en te verhelpen.


- Na het inschrijven voor een proefles het lid automatisch opvolgen met een mail zie Proeflessers opvolgen


- Tijdens het aanmaken van een inschrijfformulier kun je bij het kopje Dubbele Registratie drie opties instellen:

    • Login scherm tonen bij het openen van het inschrijfformulier? - Er verschijnt bij het openen

    van het inschrijfformulier een inlogscherm. Als leden al eerder een account hebben gemaakt

    kunnen ze inloggen en wordt bijvoorbeeld het nieuwe abonnement toegevoegd aan hun account.


    • Leden met hetzelfde email-adres afkeuren? - Er kan geen account worden aan met het al

    bestaande e-mailadres. Dit sluit niet uit dat leden dan alsnog een dubbel account aanmaken maar

    dan met een ander e-mailadres.


    • Controleren op dubbele aanmeldingen? - De aanvraag kan gemaakt worden maar zal eerst

    door jou goedgekeurd moeten worden. Controleer automatisch op het e-mailadres, IBAN of

    geboortedatum. Er volgt na het aanmelden een standaardmelding die je kunt aanpassen.



- Indien er dubbele accounts zijn kun je dit achteraf oplossen door accounts samen te voegen. Zie Leden samenvoegen of verwijderen




Upsellen 

Naast abonnementen en strippenkaarten kun je ook "upsell-abonnementen" toevoegen aan een inschrijfformulier. Vink aan welke upsell-abonnementen toegevoegd kunnen worden bij het inschrijven. 

De upsell-abonnementen kunnen nieuwe leden aanvinken om toe te voegen aan hun abonnement. Zo kunnen ze bijv. een 1x per week abonnement afsluiten, plus een PT-abonnement.




Formulier ondertekenen

Als je machtigingsformulieren (Beheer > Machtigingsformulieren) hebt aangemaakt in Grib, dan kun je deze koppelen aan het inschrijfformulier. Voor een strippenkaart en abonnement kun je verschillende machtigingsformulieren selecteren.


Je kunt bij proeflessers bijvoorbeeld een ‘waiver’ laten ondertekenen en bij abonnementen een incasso-machtiging. Je weet dan zeker dat je toestemming hebt van een lid om te incasseren.




Tekst en e-mail instellingen

Tot slot kun je instellen welke teksten verschijnen bij een succesvolle registratie of als de registratie niet gelukt is. Het is ook mogelijk om leden door te sturen naar jouw eigen site na een succesvolle aanmelding.


Verder kun je instellen welke mails moeten worden verstuurd. Je kunt bijvoorbeeld instellen dat er een mail naar het lid wordt gestuurd en naar jou. Het is ook mogelijk om de welkomstmail te sturen, zodat leden zich direct kunnen registreren voor het ledenportaal en Club App. De welkomstmail stel je in bij Beheer > Ledenportaal > Welkomstmail. 


Omdat spamfilters steeds strenger worden, is het handig om na de succesvolle aanmelding leden erop te attenderen dat ook de spamfolders gecontroleerd worden.










Velden aanmaken

Als je de basisgegevens voor het formulier hebt ingevoerd en opgeslagen, wordt je automatisch naar het volgende scherm geleid. Hier kun je bepalen welke velden in het inschrijfformulier moeten worden getoond. Bovenaan kun je de welkomst-tekst aanpassen. Vermeld hierbij waar het formulier voor dient.


Je kunt verschillende typen velden aanmaken:

  • Standaard veld: Als je deze optie kiest kun je vervolgens velden kiezen zoals de NAW-gegevens, het geslacht, geboortedatum, e-mail, telefoonnummer of profielfoto zijn. Je kunt ook deze velden verplicht stellen.
  • Radio: Wil je dat er een keuze gemaakt moet worden tussen een aantal opties?

Dan kun je een Radio-button toevoegen. Voeg een optie toe, geef deze een naam en koppel een actie aan deze optie.

  • Checkbox: Gebruik een checkbox als je meerdere opties wil laten aanvinken.

Let op:

Bij het gebruik van radio buttons en checkboxes worden er automatisch tags aangemaakt en bij het lid geplaatst. Zo kun je makkelijk met een tag zoals "via Google" achterhalen hoe nieuwe leden jouw club hebben gevonden.

Deze tag bestaat uit de ingestelde "Titel" van de radio button of checkbox en daarachter de gekozen "Optie naam".


  • Tekstveld: je kunt ook open vragen stellen op jouw inschrijfformulier. Maak hiervoor een tekstveld aan. Je kunt kiezen uit een tekstblok (waarin meer informatie in te voeren is) of een tekstveld (waarbij 1 regel in te voeren is).
  • Voorwaarden: wil je dat er akkoord moet worden gegeven op bepaalde voorwaarden? Maak deze dan aan bij de optie “voorwaarden”. Meer informatie hierover vind je in deze handleiding. 
  • Upload: laat inschrijvers wel of niet verplicht een bestand uploaden.




Als je het formulier hebt aangemaakt en de velden hebt bepaald wordt een unieke link voor het formulier aangemaakt. Vanuit de lijst van inschrijfformulieren kun je klikken op de pijl van het inschrijfformulier en vervolgens de optie Formulier tonen. Je wordt doorgeleid naar het online formulier.

Je kunt deze link op jouw eigen website als knop gebruiken, zodat jouw website-bezoekers zich eenvoudig kunnen registreren.




Extra opties instellen per abonnement of strippenkaart

Het is mogelijk om per abonnement of strippenkaart aanvullende opties in te stellen. Zo kun je bijv. bepalen of een machtiging moet worden gegeven als een abonnement wordt aangeschaft. Als je dat instelt dan moeten leden verplicht de IBAN-gegevens invoeren.


Verder is het mogelijk om aan te geven dat leden de 1e termijn met iDeal moeten betalen (pas daarna zijn ze lid) en kun je instellen dat leden verplicht 1 of meerdere lessen moeten selecteren bij het inschrijven (hier wordt rekening gehouden met de beschikbaarheid van de les).


Je stelt dit in bij het abonnementstype. Ga daarvoor naar Beheer > Abonnementstypen en klik op Registratie Instellingen bij een abonnementstype.

Voor strippenkaarten ga je naar Beheer > Strippenkaarten en klik je op Registratie Instellingen bij een strippenkaart.




Ook interessant is:

Proefles formulier
Machtigingsformulier
Inschrijven voor het volgende seizoen