Niet alle leden betalen hun facturen op tijd. Dat is vervelend, maar gelukkig hoef je daar niet zelf steeds achteraan. Met GetGrib kun je automatisch herinneringen en aanmaningen laten sturen. Zo vergroot je de kans dat je toch snel je geld ontvangt.

Wat is een opvolgflow?

Een opvolgflow is een reeks stappen die automatisch worden uitgevoerd als een factuur niet op tijd is betaald. Denk aan:

Een eerste herinnering -> een tweede herinnering -> een aanmaning

Per stap kun je zelf bepalen:

• Wat er in de e-mail staat

• Of er een pushbericht gestuurd wordt naar het lid

• Of je de factuur ook per post wilt printen

Let op: Als je een factuur al hebt doorgestuurd naar incassobureau Van Hoek & Partners, dan kun je deze niet meer via een flow opvolgen.

Aanmaken opvolg flow

1. Ga in het menu naar Beheer > Opvolg Flows

2. Klik op Toevoegen

3. Geef de flow een duidelijke naam (bijvoorbeeld: “Standaard herinneringen”)

Nu bouw je de flow op:

1. Klik op het plusje om een stap toe te voegen

2. Kies wat er moet gebeuren bij deze stap:

   • Een herinnering sturen?

   • Een aanmaning?

3. Bepaal wanneer de stap moet worden verstuurd (bijvoorbeeld 5 dagen na de vorige stap)

Factuur

• Geef aan hoeveel dagen na de vorige stap deze stap verstuurd wordt
  

• Zet aan of de factuur automatisch verstuurd moet worden
  

• Kies of het lid (en eventueel de ouder/voogd) de factuur per e-mail en/of als pushbericht krijgtLet op als je dit niet aan zet, kan Grib geen automatische herinnering mailen of als push-bericht sturen.
  

• Geef de factuur een titel, bijvoorbeeld “Herinnering”

• Vul de betaaltermijn in (bijvoorbeeld: binnen 7 dagen betalen)

E-mail

• Vul de tekst in van de e-mail die het lid ontvangt

• Je kunt ook een kopie van de e-mail laten sturen naar een ander e-mailadres (bijvoorbeeld jezelf)

In onderstaand voorbeeld zie je hoe het lid de herinnering ontvangt als je iDEAL hebt ingesteld bij je ingestelde betaalmethoden.

Push

• Heb je de Grib Members app of je eigen clubapp? Dan kun je ook een pushbericht sturen

• Zet dit aan als je wilt dat het lid ook via de app een melding krijgt

Brief

Je kunt de factuur ook klaarzetten voor printen -> Deze komt dan onder Financieel > Printlijst te staan

Opvolg flow selecteren

• Heb je maar één flow gemaakt? Dan worden alle nieuwe facturen automatisch aan die flow gekoppeld

• Heb je meerdere flows? Dan kun je per abonnementstype aangeven welke flow erbij hoort
  → Ga naar Beheer > Abonnementstype

Je kunt ook per losse factuur een flow kiezen. Dat doe je in het profiel van het lid bij de factuurdetails.

Incassobureau

Als het lid na meerdere herinneringen nog steeds niet betaalt, kun je een stap toevoegen waarin de factuur automatisch doorgestuurd wordt naar het incassobureau.

GetGrib werkt samen met Van Hoek & Partners.

Meer weten over deze koppeling? Kijk dan op Koppeling Van Hoek & Partners

Ook interessant is

Automatische berichten instellen
Spam 
Betalingen verwerken (SEPA)
Storneringen verwerken (SEPA)