In abonnementstypen stel je de tarieven en limieten van abonnementen in. Bij een lid kun je vervolgens een abonnement aanmaken op basis van een type. Hieronder staan alle opties van een abonnementstype uitgelegd. Dat zijn er best veel. Je kunt zelf een keuze maken in de opties die jij nodig hebt.
INHOUDSOPGAVE
Aanmaken van een abonnementstype
Een abonnementstype kun je aanmaken onder Beheer > Abonnementstypen.
Als eerste voer je de naam en periodes in van het abonnementstype.
Zo kun je instellen dat de eerste periode een jaar duurt en vervolgens een maand. Dit zijn niet de betaalperiodes. Die stel je later in. Deze periodes geven aan hoelang het lid het abonnement aangaat.
Naam van het abonnement: Deze naam vindt je terug bij het toevoegen van een abonnementstype aan een lid.
Looptijd abonnement eerste periode: geef aan hoelang het abonnement loopt voor de 1e periode. Op basis van deze instelling wordt de eerstvolgende einddatum van een abonnement berekend. Hier kun je kiezen om te factureren in blokken. Zie onderaan deze handleiding voor meer info.
Looptijd abonnement vervolg perioden: de duur van het abonnement nadat de eerste periode is afgelopen. Je kunt hier ook instellen dat het abonnement niet automatisch verlengd moet worden. Of dat er een ander abonnement ingaat.
Omschrijving op de factuur: deze tekst komt op de factuur te staan wanneer het abonnement wordt gefactureerd.
Betaalfrequentie: elke periode wordt een nieuwe factuur aangemaakt.
Zo kun je instellen dat er maandelijks of elk kwartaal betaald moet worden. Bedrag per betaalfrequentie: het bedrag dat het lid elke periode moet betalen.
Btw per betaalfrequentie: het bedrag en de btw die geldt bij het abonnement.
Aangepast tarief: bij het bereiken van een bepaalde leeftijd kan je het abonnement automatisch aanpassen
Factureer op vaste dagen
Het is mogelijk om vooraf aan te geven wanneer het abonnement gefactureerd moet worden. Handig als je gebruik maakt van automatische incasso’s. Zo kun je instellen dat de incasso elke periode op dezelfde dag wordt gedaan. Een ander voordeel is dat de tussen termijn berekend wordt. Stel dat een lid op de 1e van de maand een abonnement afsluit en pas de 20e voor het eerst moet betalen, dan wordt de tussenperiode van 19 dagen op de 1e factuur geplaatst.
In het tabje van "E-mail" kan je een opvolgflow selecteren die voor je abonnementstype geldt. Zo kun je automatisch je facturatiecyclus laten doorlopen waardoor je geen omkijken hebt naar je facturatie.
Ook kan je hier een keuze maken tussen twee type mails die je kan activeren.
E-mail instellen voor facturen die via de automatische incasso verlopen en aan de rechterkant de mail voor facturen die je zonder incasso int.
Op de factuurdatum die je bij het tabje "Bedragen" hebt ingesteld, zal de factuur naar het lid worden gestuurd. factureer je een tussenperiode direct, dan zal de factuur ook meteen verstuurd worden.
Facturen zonder incasso worden verstuurd als je de factuur aanmaakt.
Let er bij het toevoegen van een abonnement bij een lid, dat je een eventuele afgesproken korting direct toepast.
Inchecklimieten
Per abonnementstype is het mogelijk om limieten in te stellen. Zo kun je instellen hoe vaak een lid mag inchecken/reserveren per week of per maand. Checkt een lid vaker in? Dan krijg jij een melding op het dashboard van GetGrib.
Uitgezonderd bij een onbeperkte limiet is het mogelijk om niet gebruikte credits terug te geven. Aan het einde van een week krijgt het lid de inhaalcredits als deze niet gebruikt zijn.
Eenmalige kosten
Reken je eenmalige kosten bij het afsluiten van een abonnement (zoals inschrijfkosten of materiaalkosten)? Dan kun je dat instellen bij het type. Het is mogelijk om meerdere regels aan te maken. Deze worden op de 1e factuur van een lid geplaatst.
Factureren in blokken en seizoensbetalingen
Verloopt jouw facturering in blokken? Dan kun je dit instellen bij het abonnement. Selecteer bij betaalfrequentie de optie "blokken". Vervolgens kun je aangeven wanneer de komende blokken beginnen.
Je geeft de startdatum aan (wanneer beginnen de lessen?) en de facturatiedatum (wanneer moeten leden betalen / incasseren?). Ook geef je de einddatum van het blok op.
Gebruik je het inschrijfformulier van GetGrib? Dan moeten leden kiezen voor welk blok ze zich inschrijven. Het is ook mogelijk om in te schrijven op een blok dat al begonnen is. Doen leden dat, dan wordt een tussenperiode berekend, zodat leden niet het volle bedrag betalen.
Deze optie kun je ook gebruiken als je seizoensbetalingen hebt. Als leden in 1x voor het hele seizoen betalen (bijv. van 1 september t/m 31 juli). Als ze zich halverwege het jaar aanmelden berekent Grib automatisch de tussenperiode.
Koppelen aan lessen / faciliteiten
Je kunt per abonnement aangeven tot welke lessen en/of faciliteiten abonnees toegang hebben. Klik daarvoor op het tabblad Incheck & Reserveringen. Je kunt hier de lessen aanvinken die te reserveren zijn met dit abonnement.
Extra instellingen
Nadat je een abonnementstype hebt aangemaakt kun je nog een aantal opties extra instellen.
Klik op het pijltje achter je abonnementstype.
Automatische mails: Hier kun je een mail opstellen of selecteren, die je via Communicatie > Mailing al hebt aangemaakt, waarin je bijvoorbeeld aangeeft dat het abonnement bijna verloopt.
Bedrag aanpassen: Met deze optie pas je het bedrag aan voor nieuwe en bestaande leden. Zie ook Leden overzetten naar ander abonnementstype
Shop instellingen: Het abonnement kan ook weergegeven worden op het ledenportaal. Zo kunnen leden in de shop makkelijk een abonnement aanschaffen.
Registratie instellingen: Deze instelling dient voor het aanschaffen van het abonnement via het inschrijfformulier.
Je kan het zo instellen dat er een incassomachtiging moet worden afgegeven. Handig i.c.m. een machtigingsformulier om de kosten automatisch te laten verlopen.
Ook kun je bij de inschrijving direct per iDEAL laten betalen. Afhankelijk van de instellingen bij het abonnement kan dus het inschrijfgeld, tussenperiode en de maand vooruit per iDEAL worden betaald.
Daarnaast kan je bij de inschrijving verplichten om meteen een les te laten kiezen.
Incheck afbeelding: Selecteer een dynamische afbeelding die getoond wordt bij het inchecken.
Toon leden: Welke leden dit abonnement hebben kun je hier zien.
Ook interessant is:
Abonnement koppelen aan lid Abonnement van lid pauzeren Strippenkaart aanmaken Strippenkaart koppelen aan lid